KI durch Verwaltung und Investment

Ein Unternehmen verbindet Immobilienverwaltung und Immobilieninvestment. Im Alltag heißt das: zahlreiche Immobilien, Mietverhältnisse, Tochtergesellschaften, Geschäftspartner und externe Dienstleister.

Mit der Unternehmensgröße wachsen die wiederkehrenden Prozesse. Dokumente müssen verarbeitet und richtig abgelegt, Rechnungen geprüft und weitergeleitet, Mietzahlungen kontrolliert und Investmentmöglichkeiten strukturiert ausgewertet werden.

Die Aufgabe war nicht, einen einzelnen Prozess zu automatisieren. Wir sollten eine KI-Strategie umsetzen, die sich durch mehrere zentrale Geschäftsprozesse zieht und bestehende Systeme miteinander verbindet.

Dafür haben wir KI-gestützte Automatisierungen, ein individuelles CRM sowie eine automatisierte Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung aufgebaut. Weniger manuelle Datenpflege, weniger Such- und Sortieraufwand, eine bessere Informationsgrundlage für Verwaltung und Investmententscheidungen.

Die Ausgangssituation

Viele relevante Informationen liefen über unterschiedliche Kanäle zusammen. Das E-Mail-Postfach war eine zentrale Eingangsstelle für Dokumente, Rechnungen und weitere geschäftliche Vorgänge.

Eine E-Mail ist zunächst nur unstrukturierte Information. Für die weitere Bearbeitung musste jemand erkennen, wohin sie gehört und was als Nächstes passieren soll.

• Zu welcher Gesellschaft gehört das Dokument?
• Welches Objekt ist betroffen?
• Handelt es sich um eine Rechnung?
• Wer ist für die Bearbeitung zuständig?
• Muss das Dokument in einem bestimmten Ordner abgelegt werden?
• Muss die Buchhaltung informiert werden?
• Liegt das Dokument vielleicht schon verarbeitet vor?

Bei einer einzelnen E-Mail ist das machbar. Bei vielen Tochtergesellschaften, Objekten und Geschäftsvorgängen wird daraus erheblicher manueller Aufwand. Genau dort haben wir angesetzt.

E-Mail- und Dokumentenverarbeitung

Wir haben einen KI-Agenten entwickelt, der eingehende Postfächer laufend analysiert. E-Mails und Anhänge werden inhaltlich ausgewertet und anschließend strukturiert weiterverarbeitet.

Die KI erkennt, welche Art von Dokument vorliegt und welchem Teil der Unternehmensstruktur es zugeordnet werden muss. Danach kann das Dokument im entsprechenden Cloud-Speicher abgelegt und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Ein großer Teil der manuellen Sortierarbeit entfällt. Mitarbeiter müssen nicht mehr jedes Dokument selbst öffnen, herunterladen, umbenennen und in den richtigen Ordner schieben. Die KI übernimmt die erste Verarbeitungsebene.

1. 01E-Mail-Eingang
2. 02KI-Analyse
3. 03Dokumentenerkennung
4. 04Gesellschaft und Objekt bestimmen
5. 05Richtige Ablage
6. 06Zuständiger Mitarbeiter

Die Unternehmensstruktur war dabei die eigentliche Herausforderung. Eine Holding kann mehrere Tochtergesellschaften besitzen, die wiederum zahlreiche Immobilien verwalten. Ein Dokument muss nicht nur als Rechnung erkannt werden. Es muss der richtigen Gesellschaft, dem richtigen Objekt und dem richtigen Verantwortlichen zugeordnet werden.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Sobald die KI eine Rechnung erkennt, geht das Dokument in den vorgesehenen Rechnungsprüfungsprozess. Dort wird unter anderem geprüft, ob die Rechnung bereits verarbeitet wurde.

Das war nötig, weil Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen ankommen. Eine Rechnung kann zuerst postalisch eintreffen und später noch einmal per E-Mail oder als Scan im System landen. Ohne diese Logik würde dasselbe Dokument mehrfach geprüft.

Das System berücksichtigt vorhandene Prüfungen und filtert potenzielle Doppelungen heraus.

1. 01Rechnung kommt an
2. 02KI erkennt die Rechnung
3. 03Prüfung auf Doppelverarbeitung
4. 04Zuordnung
5. 05Rechnungsprüfung
6. 06Weiterleitung an den zuständigen Buchhalter

Tochtergesellschaften und Objekte

Das Unternehmen arbeitet nicht mit einer einzigen Gesellschaft und einem einzigen Buchhaltungsprozess. Die Struktur umfasst mehrere Tochtergesellschaften und zahlreiche Immobilien. Die Automatisierung musste die jeweiligen Zuständigkeiten mitdenken.

Eine Rechnung im zentralen Postfach kann zu einer bestimmten Tochtergesellschaft gehören und an den dafür verantwortlichen Buchhalter gehen. Dokumente können außerdem einem konkreten Objekt oder Verwaltungsprozess zugeordnet werden.

Die KI übernimmt damit eine Aufgabe, die sonst viel internes Wissen voraussetzt: Sie verbindet den Inhalt eines eingehenden Dokuments mit der organisatorischen Struktur des Unternehmens.

Auch umlagefähige Kosten können im Prozess erkannt und weitergeleitet werden, sodass die Information beim zuständigen Verwalter des Objekts ankommt. Aus einer einfachen Ablage wird ein Workflow, der Informationen dorthin bringt, wo sie gebraucht werden.

CRM für den Immobilieninvestor

Parallel dazu haben wir ein CRM für den Investor aufgebaut. Relevante Informationen sollten nicht mehr über Dateien, Postfächer und manuelle Listen verteilt liegen, sondern zentral und strukturiert.

Das CRM ist die Grundlage für weitere Automatisierungen, vor allem bei Investmentmöglichkeiten und beim Abgleich von Miet- und Zahlungsdaten. Verschiedene KI-gestützte Prozesse greifen auf dieselbe Datenbasis zu.

Exposés werden zu Investmentdaten

Auch auf der Investmentseite war der manuelle Aufwand hoch. Immobilienexposés enthalten viele Informationen. Für den Investor sind nur bestimmte Kriterien relevant.

Ein KI-gestützter Prozess analysiert eingehende Exposés, extrahiert die relevanten Angaben und überträgt sie ins CRM. Aus einem unstrukturierten Exposé wird ein strukturierter Datensatz.

1. 01Exposé
2. 02KI-Analyse
3. 03Relevante Kennzahlen
4. 04Strukturierter Datensatz
5. 05CRM

Der Investor kann beobachtete Investmentmöglichkeiten zentral verwalten und über die Zeit einen besseren Überblick über relevante Marktbereiche aufbauen. Die KI übernimmt die vorbereitende Analyse und Datenpflege.

Bankkonten am CRM

Die Bankkonten wurden an das CRM angebunden. Mietzahlungen lassen sich damit automatisch mit den hinterlegten Mietverhältnissen abgleichen. Das System stellt Soll und Ist gegenüber.

• Welche Miete sollte eingehen?
• Welche Zahlung ist tatsächlich eingegangen?
• Gibt es eine Abweichung?

Bei vielen Mietverhältnissen sind schon kleine Unstimmigkeiten manuell schnell nicht mehr zu überblicken. Der Abgleich schafft eine laufende Übersicht über die Zahlungseingänge.

Bestehende Mieterdaten verstehen

Die vorhandenen Daten waren nicht überall konsistent gepflegt. Mieter waren zum Beispiel bei Wohnung und Stellplatz unterschiedlich bezeichnet. Ein exakter Namensabgleich hätte solche Zusammenhänge nicht zuverlässig erkannt.

Die KI-gestützte Logik berücksichtigt unterschiedliche Schreibweisen und Zuordnungen. Historisch gewachsene Daten werden so miteinander verbunden und für den Soll-Ist-Abgleich nutzbar. Nicht nur neue Prozesse müssen automatisiert werden. Auch bestehende Daten müssen verstanden werden.

To-dos aus dem Postfach

Die Postfach-Automatisierung geht über die Dokumentenverarbeitung hinaus. Die KI liest eingehende Nachrichten auch auf entstehende Aufgaben und baut daraus eine strukturierte To-do-Übersicht, geordnet nach Relevanz und Dringlichkeit.

Mitarbeiter müssen nicht jeden Morgen das gesamte Postfach durchsuchen, um zu sehen, was erledigt werden muss.

1. 01E-Mail
2. 02Kontext verstehen
3. 03Aufgabe erkennen
4. 04Priorität bestimmen
5. 05Mitarbeiter zuordnen
6. 06To-do

Eine Schicht, kein einzelnes Feature

Der Kern des Projekts lag nicht in einem einzelnen KI-Feature, sondern in der Verbindung der Prozesse. Die Systeme greifen ineinander.

1. 01E-Mails kommen an
2. 02KI erkennt und strukturiert Informationen
3. 03Dokumente werden abgelegt
4. 04Rechnungen werden erkannt und geprüft
5. 05Doppelverarbeitungen werden verhindert
6. 06Zuordnung zu Gesellschaft und Mitarbeiter
7. 07Investmentinformationen landen im CRM
8. 08Bankdaten werden mit Mietverhältnissen abgeglichen
9. 09Aus E-Mails entstehen To-dos

So entsteht eine gemeinsame digitale Prozessschicht über Verwaltung und Investment.

Das Ergebnis

Wiederkehrende Tätigkeiten wurden automatisiert oder deutlich reduziert. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, Dokumente zu sortieren, Dateien zu verschieben, Rechnungen weiterzuleiten, bereits geprüfte Rechnungen erneut anzufassen, Exposés abzutippen, Mietzahlungen abzugleichen oder aus einem vollen Postfach selbst eine Aufgabenliste zu bauen.

Gleichzeitig steht eine zentrale Datenbasis, auf der weitere Automatisierungen aufbauen können. Wir haben nicht einfach ein KI-Tool eingesetzt. Wir haben die bestehenden Prozesse analysiert und KI dort eingesetzt, wo Informationen bisher manuell gelesen, interpretiert, übertragen oder weitergeleitet werden mussten.

Die KI liest nicht nur. Sie erkennt Zusammenhänge, ordnet zu, stößt Prozesse an und übergibt Ergebnisse an die richtigen Systeme und Mitarbeiter.